Политика компании в отношении обработки персональных данных

Общие положения.
Политика обработки персональных данных разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных».
ООО «Смартсофт», юридический адрес: 445057, Российская Федерация, Самарская область, г. Тольятти, пр-т Степана Разина, д.68, кв.35, является оператором персональных данных в тех случаях, когда самостоятельно определяет цели и состав обработки персональных данных.

Для целей настоящей Политики ООО «Смартсофт» может выступать в двух различных статусах: (1) в качестве оператора персональных данных, когда самостоятельно определяет цели и состав обработки персональных данных посетителей сайтов, заявителей, зарегистрированных пользователей и представителей контрагентов; (2) в качестве лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора — Лицензиата Сервиса, когда в Сервисе обрабатываются персональные данные клиентов, работников, пользователей и иных лиц, размещенные Лицензиатом для целей его собственной деятельности. Во втором случае цели обработки определяет Лицензиат, ООО «Смартсофт» не приобретает статус самостоятельного оператора в отношении таких данных только вследствие их технического хранения или иной обработки в Сервисе.

Для каждой самостоятельной цели обработки персональных данных ООО «Смартсофт» определяет: категорию субъектов персональных данных; конкретную цель обработки; лицо, определяющее такую цель; роль ООО «Смартсофт»; правовое основание; необходимый состав персональных данных; источник и маршрут поступления данных; получателей и лиц, привлекаемых к обработке; необходимость получения отдельного согласия; срок обработки и хранения; порядок прекращения обработки, блокирования, удаления или уничтожения данных после достижения цели. Персональные данные, полученные для одной цели, не используются для иной несовместимой цели без самостоятельного правового основания.
Цель обработки персональных данных.
ООО «Смартсофт» обрабатывает персональные данные, связанные с целями, указанными в пунктах 2.1–2.7 настоящей Политики и в разделе 7 применительно к обработке по поручению Лицензиата. Для каждой такой цели определяется самостоятельное правовое основание и необходимый состав данных. Сервисные и информационные сообщения, необходимые для заключения или исполнения договора и обеспечения безопасности Сервиса, не относятся к рекламной цели. Направление рекламных и маркетинговых сообщений является отдельной целью и осуществляется только на основании предварительного согласия в порядке, установленном настоящей Политикой.

2.1. Создание и ведение учетной записи Сервиса, предоставление тестового и рабочего доступа, заключение и исполнение Лицензионного соглашения, идентификация и аутентификация пользователя.

Субъекты: заявители; Лицензиаты — физические лица и индивидуальные предприниматели; физические лица, действующие от имени или в интересах Лицензиата — юридического лица; пользователи Сервиса, которым Лицензиат предоставил доступ.

Данные: фамилия, имя, отчество — если предусмотрено соответствующим полем; адрес электронной почты и/или номер телефона; наименование организации/ломбарда; логин, идентификатор, настройки и статус учетной записи; сведения о предоставленном доступе.

Цель определяется ООО «Смартсофт», роль — оператор. Правовое основание: пункт 5 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ — применительно к субъекту, являющемуся стороной договора либо предоставляющему данные для заключения договора по своей инициативе.

2.2. Оформление расчетных, первичных учетных и иных документов, связанных с расчетами по Лицензионному соглашению, ведение бухгалтерского и налогового учета и исполнение обязательных требований законодательства.

Субъекты: Лицензиаты — физические лица и индивидуальные предприниматели; представители и уполномоченные лица Лицензиатов-организаций; иные плательщики, сведения о которых фактически включаются в расчетные или учетные документы.

Данные: идентификатор учетной записи/договора; ФИО и сведения о плательщике в объеме, фактически необходимом для соответствующего документа; наименование организации; сумма, назначение и статус платежа; иные реквизиты, обязательные для конкретного расчетного или первичного документа.

Цель определяется ООО «Смартсофт»; роль — оператор. Правовые основания: пункт 5 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ в части расчетов по договору; пункт 2 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ в части исполнения обязанностей, установленных законодательством о бухгалтерском и налоговом учете.

Срок хранения персональных данных в составе первичных учетных документов в течение сроков, установленных законодательством, но не менее пяти лет после соответствующего отчетного года.

2.3. Рассмотрение обращений, техническая поддержка и восстановление доступа. Субъекты: пользователи Сервиса, заявители и иные лица, непосредственно обратившиеся в ООО «Смартсофт». Данные: ФИО; телефон и/или электронная почта; логин/идентификатор учетной записи; содержание обращения и приложенные материалы; технические сведения, непосредственно необходимые для диагностики и ответа. Для лиц, состоящих с Компанией в договорных отношениях, либо обращающихся для заключения договора, правовым основанием является пункт 5 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ в применимой части. Для иных обращений обработка осуществляется на основании отдельного согласия, получаемого через соответствующую форму/механизм, если отсутствует иное конкретное основание, предусмотренное законом. Обычные обращения хранятся не более 12 месяцев после их завершения; обращения, связанные с договором, претензией, расчетами или спором, — в необходимом объеме до 3 лет после завершения обращения либо прекращения соответствующих отношений, в зависимости от того, какое событие наступило позднее. Если в обращении Лицензиата содержатся данные его клиентов, работников или иных лиц, они обрабатываются по поручению Лицензиата и не приобретают самостоятельной цели ООО «Смартсофт».

2.4. Обеспечение работоспособности и информационной безопасности Сервиса, управление сессией, выявление и предотвращение злоупотреблений и несанкционированного доступа. Субъекты: посетители сайтов и пользователи Сервиса. Данные: IP-адрес; дата и время доступа; сведения о браузере, операционной системе и устройстве; технические идентификаторы и сведения о сессии; сведения о входах и попытках входа; журналы событий безопасности и действий в объеме, необходимом для указанной цели. Правовые основания: пункт 5 части 1 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Не более 12 месяцев с соответствующего события, если более длительное хранение конкретной записи не требуется в связи с инцидентом, спором или обязанностью, установленной законом.

2.5. Направление рекламных и маркетинговых сообщений о товарах, работах и услугах ООО «Смартсофт» либо третьих лиц по электронной почте, SMS, телефону, через мессенджеры и иные средства связи. Субъекты: лица, предварительно предоставившие отдельное согласие на соответствующую рекламную коммуникацию. Данные: имя — если используется для персонализации; адрес электронной почты; номер телефона; идентификатор/номер в мессенджере.

Цель определяется ООО «Смартсофт»; роль — оператор. Правовое основание — предварительное согласие субъекта в соответствии со статьей 15 Федерального закона № 152-ФЗ и статьей 18 Федерального закона № 38-ФЗ.

Реклама не направляется до фиксации такого согласия. Данные используются до отзыва согласия или прекращения рекламной цели; после отзыва рекламное использование прекращается немедленно, а сведения, необходимые исключительно для подтверждения получения и отзыва согласия и фиксации отказа, могут храниться не более 3 лет и не использоваться для рекламы.

2.6. Анализ посещаемости и использования сайтов ООО «Смартсофт» в целях получения статистики и улучшения пользовательского опыта. Для указанной цели может использоваться сервис «Яндекс Метрика». Обрабатываемые сведения могут включать IP-адрес; идентификаторы cookie; адрес и заголовок страницы; источник перехода; дату и время посещения; сведения о браузере, операционной системе и устройстве; параметры экрана; язык браузера и часовой пояс; сведения о последовательности, глубине и длительности посещений и иных взаимодействиях со страницами в пределах фактически настроенной функциональности. В отношении аналитических cookie, идентификаторов и иных метрических данных, позволяющих прямо или косвенно определить посетителя, ООО «Смартсофт» использует предварительно предоставленное согласие. Аналитические технологии, не являющиеся технически необходимыми, активируются только после действия, однозначно выражающего согласие через механизм управления cookie. Отказ от аналитики не ограничивает основную функциональность сайта. Для аналитики ООО «ЯНДЕКС» привлекается в качестве лица, осуществляющего обработку по поручению Компании, в пределах фактически используемой конфигурации. Технически необходимые cookie и аналогичные технологии используются отдельно — только для работы сайта, авторизации/сессии, пользовательских настроек и безопасности в объективно необходимом объеме.

Отзыв согласия прекращает дальнейшее использование аналитических идентификаторов на основании такого согласия.

2.7. Персональные данные клиентов, работников и иных лиц, которые Лицензиат размещает в Сервисе для ведения своей деятельности, не обрабатываются ООО «Смартсофт» для перечисленных выше собственных целей, если отсутствует самостоятельное законное основание. Их обработка осуществляется по поручению Лицензиата в соответствии с лицензионным соглашением и разделом 7 настоящей Политики.
Перечень действий (операций) с персональными данными.
В зависимости от конкретной цели и правового основания ООО «Смартсофт» осуществляет следующие действия (операции) с персональными данными: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу в форме предоставления лицам, участвующим в обработке на законном основании, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение. Обработка собственных данных Оператора осуществляется автоматизированным способом.
Предоставление персональных данных третьим лицам и привлечение лиц, осуществляющих обработку по поручению ООО «Смартсофт», допускаются только применительно к конкретной цели, в необходимом для нее объеме и при наличии надлежащего правового основания. Компания поддерживает актуальный перечень фактически используемых внешних сервисов и обработчиков, доступный по адресу.
Для получения статистики посещаемости сайтов ООО «Смартсофт» может привлекать ООО «ЯНДЕКС» (г. Москва, ул. Льва Толстого, д. 16) в качестве лица, осуществляющего обработку данных посетителей сайта по поручению ООО «Смартсофт» в рамках сервиса «Яндекс Метрика».
Права субъекта персональных данных.
Субъект персональных данных имеет право на получение у Оператора информации, касающейся обработки его персональных данных, если такое право не ограничено в соответствии с федеральными законами. Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

Обработка персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи, допускается только при условии предварительного согласия субъекта персональных данных. Указанная обработка персональных данных признается осуществляемой без предварительного согласия субъекта персональных данных, если Оператор не докажет, что такое согласие было получено.

Оператор обязан немедленно прекратить по требованию субъекта персональных данных обработку его персональных данных в вышеуказанных целях.

Запрещается принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами, или при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных.

Если субъект персональных данных считает, что Оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований ФЗ-152 или иным образом нарушает его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие Оператора в Уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке.

Для реализации права на уничтожение, блокировку, уточнение персональных данных, отзыв согласия на обработку персональных данных, субъекту персональных данных необходимо направить соответствующее обращение в адрес службы технической поддержки Оператора, указанный на сайте на странице Контакты, с соответствующей темой обращения. Прекращение обработки персональных данных Оператором может сделать невозможным дальнейшее использование Сервиса.

Если обращение субъекта относится к персональным данным, которые ООО «Смартсофт» обрабатывает исключительно по поручению Лицензиата, ООО «Смартсофт» направляет обращение соответствующему Лицензиату как оператору и оказывает ему содействие. Решение об уточнении, блокировании, прекращении обработки и уничтожении таких данных принимается Лицензиатом, кроме случаев, когда соответствующая обязанность прямо возложена законом на ООО «Смартсофт».
Обработка персональных данных по поручению Лицензиата.
7.1. Лицензиат является оператором персональных данных своих клиентов, потенциальных клиентов, работников, пользователей Сервиса, представителей клиентов — юридических лиц и иных физических лиц, данные которых он правомерно вводит, загружает, формирует или размещает в Сервисе для целей собственной деятельности. ООО «Смартсофт» осуществляет обработку таких данных по поручению Лицензиата.

7.2. Перечень данных, технически доступных в Сервисе, не является набором, который используется для каждой функции. Для каждой активированной функции обрабатывается только минимальный состав данных, объективно необходимый для соответствующей цели Лицензиата.

7.3. В зависимости от фактически используемой функции по поручению могут обрабатываться:
— для ведения карточки клиента и идентификации: ФИО; дата и место рождения; пол и гражданство — если предусмотрены используемой функцией; адреса; телефон; электронная почта; ИНН/ИИН; СНИЛС; сведения и изображения документов, удостоверяющих личность; фотография; сведения о лояльности (в объеме, определенном Лицензиатом и необходимом для конкретной операции);
— для договоров, залоговых билетов, займов, расчетов и учета операций: сведения о договоре/залоге/займе, суммах, процентах, задолженности и платежах; платежные реквизиты (если они непосредственно необходимы соответствующей функции);
— для учета имущества: сведения о переданном/заложенном имуществе, его характеристиках, серийных номерах и фотографиях;
— для предусмотренных законом проверок Лицензиата: результаты и сведения, необходимые для соответствующей проверки, включая ПОД/ФТ, только если такая функция фактически используется и ее необходимость определена Лицензиатом;
— для управления доступом работников и пользователей Сервиса: ФИО, рабочие контактные данные, место работы, логин/идентификатор, роль и права доступа, IP-адрес, сведения о сессии и журнал действий в необходимом объеме;
— для технической поддержки: идентификатор учетной записи, контактные данные обратившегося лица, содержание обращения и технические сведения; иные данные клиентов Лицензиата используются только если они непосредственно относятся к решению конкретного обращения.

7.4. Правовое основание обработки ООО «Смартсофт» в статусе лица, осуществляющего обработку по поручению - поручение Лицензиата в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ и условиями Лицензионного соглашения. Правовое основание исходной обработки для каждой цели определяет Лицензиат как оператор. Общее согласие субъекта либо сам факт использования Сервиса не заменяют определение основания для конкретной функции. Если для конкретной цели требуется согласие, Лицензиат обеспечивает его наличие и доказуемость; если согласие собирается через специально предназначенный интерфейс ООО «Смартсофт», Компания обеспечивает техническую фиксацию такого согласия в пределах поручения.

7.5. Данные поступают в Сервис от Лицензиата, уполномоченных им пользователей либо непосредственно от субъекта через специально предусмотренную функцию в интересах Лицензиата. Передача данных из Сервиса в Resold осуществляется только для фактически активированной функции и в объеме, предусмотренном специальной Политикой обработки персональных данных Resold.
Меры по защите, локализация и инциденты.
ООО «Смартсофт» принимает правовые, организационные и технические меры, необходимые для выполнения требований Федерального закона № 152-ФЗ, включая меры, предусмотренные статьями 18.1 и 19 указанного Закона, и обеспечивает конфиденциальность персональных данных. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации с использованием информационно-телекоммуникационных сетей обеспечивается соблюдение требований части 5 статьи 18 Федерального закона № 152-ФЗ в применимых случаях.

При выявлении неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлекшей нарушение прав субъектов, ООО «Смартсофт» как оператор исполняет обязанности, установленные частью 3.1 статьи 21 Федерального закона № 152-ФЗ. Если инцидент относится к данным, обрабатываемым по поручению Лицензиата, ООО «Смартсофт» без необоснованной задержки уведомляет Лицензиата и предоставляет ему имеющуюся информацию, необходимую для исполнения обязанностей оператора.
Сроки обработки, хранения и уничтожение персональных данных.
9.1. Срок обработки и хранения определяется отдельно для каждой конкретной цели. После достижения одной цели соответствующий массив данных прекращается к обработке для этой цели. Дальнейшее хранение допускается только в минимально необходимом составе при наличии иной самостоятельной цели и конкретного законного основания.

9.2. Данные учетной записи и текущего доступа к Сервису обрабатываются в течение срока существования учетной записи и действия соответствующих договорных отношений. После их прекращения сведения, необходимые исключительно для текущего доступа и авторизации, прекращаются к обработке и уничтожаются не позднее 30 календарных дней, если отсутствует иное основание. Минимальный состав данных и сведений о действиях пользователя, необходимый исключительно для подтверждения заключения/исполнения договора и защиты прав, может храниться до 3 лет после прекращения договора/удаления учетной записи. Персональные данные в первичных учетных документах — в срок, установленный законодательством, но не менее пяти лет после соответствующего отчетного года.

9.3. Обычные информационные и технические обращения, не связанные с претензией, платежом или спором, — не более 12 месяцев с даты завершения обращения. Обращения, связанные с договором, расчетами, претензией или спором, в необходимом объеме — до 3 лет с даты завершения обращения либо прекращения договорных отношений, в зависимости от того, какое событие наступило позднее.

9.4. IP-адреса, сведения о входах, технических событиях и журналы безопасности — не более 12 месяцев с соответствующего события; при инциденте, споре или обязанности по закону конкретная запись хранится только в необходимом объеме до прекращения соответствующего основания.

9.5. Данные для рекламных коммуникаций: до отзыва согласия или прекращения рекламной цели. Рекламное использование прекращается немедленно по требованию субъекта. При отсутствии иного основания данные уничтожаются не позднее 30 календарных дней после отзыва; доказательства получения/отзыва согласия и фиксация отказа могут храниться до 3 лет.

9.6. Аналитическая обработка, основанная на согласии, прекращается после его отзыва.

9.7. Данные, обрабатываемые исключительно по поручению Лицензиата, обрабатываются в течение срока действия поручения и целей Лицензиата. После прекращения Лицензионного соглашения, достижения цели либо законного указания Лицензиата Компания прекращает соответствующую обработку и обеспечивает удаление/уничтожение не позднее 30 календарных дней, с даты наступления соответствующего основания, либо окончания предусмотренного договором периода сохранения доступа, если иной срок не установлен федеральным законом. Если уничтожение объективно невозможно, данные блокируются и уничтожаются не позднее шести месяцев, если иной срок не установлен законом.

9.8. Отзыв согласия влечет прекращение дальнейшей обработки персональных данных, осуществляемой исключительно на основании такого согласия, если отсутствует иное предусмотренное законом основание для продолжения обработки. В частности, после отзыва согласия прекращается дальнейшее использование аналитических cookie и иных аналитических идентификаторов, обработка которых осуществлялась на основании согласия.

Требование субъекта о прекращении обработки персональных данных, направленное в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, исполняется Компанией в срок, установленный Федеральным законом № 152-ФЗ. Если обработка может быть продолжена без согласия субъекта на ином предусмотренном законом основании, Компания вправе продолжить ее только в пределах такого основания.

9.9. При выявлении неправомерной обработки она прекращается не позднее трех рабочих дней; если обеспечить правомерность невозможно, данные уничтожаются не позднее десяти рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки.
Для реализации прав, предусмотренных законодательством о персональных данных, субъект может направить обращение на адрес электронной почты support@smartlombard.ru либо по почтовому адресу: 445057, Самарская область, г. Тольятти, а/я 2500, ООО «СМАРТСОФТ», ИНН 6321321945, ОГРН 1136320019450, Юридический адрес: 445057, Самарская область, г. Тольятти, проспект Степана Разина, д. 68, кв. 35, Телефон: 8-800-707-02-87.